Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
- фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
- юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
Департамент консульської служби МЗС України приймає на консульську легалізацію:
– оригінали дипломів про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписок із залікових відомостей, дипломів Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис “Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України”;
– архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис „Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України”;
– оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану;
– інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.
Наприклад, документи, які були видані органами реєстрації актів цивільного стану на території України після 1991 року і надалі використовуватимуться за кордоном, легалізуються у Міністерстві закордонних справ України в оригіналі після засвідчення у відділах реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків актових записів цивільного стану та свідоцтв, що видаються на підставі вчинених актових записів, у державних органах реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2003 № 148/5, зареєстрованими в Мін’юсті 01.12.2003 за № 1100/8421.
Документи видані на території СРСР, тобто до 1991 року, подаються в нотаріально засвідчених копіях до Міністерства юстиції України для підготовки до консульської легалізації, після чого вони легалізуються у Міністерстві закордонних справ України.
Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений. Тобто, якщо громадянин виїжджає на постійне місце проживання до Німеччини, то останньою печаткою на документі має бути печатка посольства Німеччини в Україні.
Слід зазначити, що консульській легалізації підлягають лише ті офіційні документи, що видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.
При цьому слід зазначити, що процедура проведення консульської легалізації багатоступенева, досить складна і вимагає значних затрат. Наприклад, документ, призначений для дії на території Німеччини, може бути використаний там лише після його відповідного оформлення в Міністерстві юстиції України та Міністерстві закордонних справ України, а після цього консульською установою Німеччини в Україні.
Така процедура легалізації документа є недосконалою:
документ, який пройшов таку складну процедуру оформлення, є дійсним лише для тієї держави, консульською службою якої він був оформлений, в даному випадку, в Німеччині.